Sådan forbliver du forbundet og socialt fjern, mens du vender tilbage til kontoret

: By Daniel Beunza, City og Derin Kent

Tak for besøget InnerSelf.com, hvor der er 20,000 + livsændrende artikler, der promoverer "Nye holdninger og nye muligheder." Alle artikler er oversat til 30+ sprog. Tilmeld til InnerSelf Magazine, der udgives ugentligt, og Marie T Russells Daily Inspiration. InnerSelf Magazine er udkommet siden 1985.

bryde

To meter fra hinanden. Shutterstock.com

Virksomheder over hele verden diskuterer, hvordan og hvornår de skal vende tilbage til kontoret. Sundhed og sikkerhed har fået en helt ny betydning i æraen med coronavirus. For at bringe folk tilbage sikkert er mulighederne for kontordesign forvirrende. Hvordan skal skriveborde arrangeres for at muliggøre social distancering sammen med fordelene ved at være i samme rum? Og har folk brug for at vende tilbage i fem dage om ugen?

Mange virksomheder ønsker at få nogle medarbejdere til at arbejde hjemmefra, noget af tiden. Men medmindre nøje overvejer dette, risikerer virksomhederne at sidde fast i midten og opnår hverken fordelene ved det traditionelle kontor eller den sikkerhed, som hjemmet giver.

Overvej f.eks 6 fods kontor. Dette koncept, der er udviklet af et multinationalt kommercielt fast ejendom, Cushman og Wakefield, har til formål at sikre, at medarbejderne holder sig seks meter fra hinanden til enhver tid. Det opnås ved at placere skriveborde, skabe envejs cirkulation af mennesker og inkludere visuelle tegn i tæppet omkring hvert skrivebord for at skubbe folk til at holde afstand.

Denne idé løber risikoen for at smide babyen ud med badevandet. Som arkitektforsker Kerstin Sailer har bemærket, dens kombination af distancerede møbler, skubber og advarsler kan også stigmatisere social interaktion og skubbe al kommunikation online, selv på kontoret. Hvis det er tilfældet, hvorfor ikke bare arbejde hjemmefra?

Virksomheder er nødt til at indarbejde en vigtig lektion fra COVID-19-låsning: Zoom fungerer overraskende godt. Men der er også mange fordele ved uformel interaktion - noget et forudbestemt videoopkald ikke kan replikere. I lyset af dette foreslår vi et hybrid system af det bedste fra begge verdener. Hvis færre mennesker kommer ind for at bevare social afstand, er det bedst at have alle hold repræsenteret. Og kontorets layout skal lette forbindelser mellem mennesker i stedet for at holde dem adskilt.

Planlagt vs ikke planlagt kommunikation

Der er en vigtig skelnen mellem planlagt og ikke-planlagt kommunikation på arbejdspladsen. Uplanlagt kommunikation foregår typisk via serendipitøse møder og involverer vigtigst samtaler på tværs af hold. Her er nærhed nødvendig.

Dette skyldes, at forskellige hold typisk ikke er en del af den samme rapporteringslinje, og kommunikation afhænger derfor af ikke-planlagte engagementer som at høre hinandens samtale eller tilfældige møder i korridoren. Dette kan have reelle forretningsfordele. Som en af os har dokumenteret i vores nylig bog, forbedrede ikke-planlagt social interaktion på tværs af nærliggende skriveborde i et Wall Street-handelsgulv brugen af økonomiske modeller.

I tilfælde af planlagt kommunikation har fjernkonference-teknologi gjort nærhed mindre vigtig. Årsagen er, at kommunikation inden for teamet typisk sker på planlagt og rutinemæssig basis, så alt hvad det behøver, er en digital platform.

Videoopkald fungerer godt til planlagt kommunikation. Shutterstock.com

Denne meddelelse kom tydeligt frem fra en panelbegivenhed, vi organiserede på LSE's Systemic Risk Center. Charles Bristow, global leder af rentehandel i investeringsbanken JP Morgan, og en af paneldeltagere, forklarede, at "et team af mennesker, der handler sammen om et enkelt produkt, får indgående forespørgsler gennem de samme kanaler" og "bruger de samme værktøjer". Af den grund er kommunikation eksternt utrolig let og kan endda være mere effektiv.

Så fysisk nærhed er primært nødvendig for ikke-planlagt kommunikation. Det betyder, at fjernarbejde kan fortsætte med lave omkostninger i forhold til planlagt kommunikation. Og det betyder potentielt, at hvis virksomheder vil bringe et begrænset antal mennesker tilbage til kontoret, skal de fokusere på at have mindst et medlem fra hvert hold. Dette vil muliggøre kommunikation på tværs af hold, der er afhængig af fysisk nærhed.

At holde alle engagerede

Et andet vigtigt element i kontordesign, der skal tages i betragtning, er, i hvor høj grad det letter medarbejderinddragelse - om folk forlader deres skriveborde for at komme i ansigt til ansigt-kontakt. Dette er vigtigt for at opbygge bedre relationer mellem kolleger og virksomhedskultur.

For at lette dette skal fokus på social afstand skelne mellem afstand og tilgængelighed. Mens afstand reducerer omfanget af, at mennesker kan engagere sig med hinanden og samarbejde, viser forskning i arkitektur, at let adgang og lettere bevægelse delvis kan kompensere for afstand.

Som sømand har etableret, i et hus, hvor hvert værelse er tilgængeligt for alle andre rum via en dør, er forbindelsen langt nemmere end i et, hvor du kun kan få adgang til et givet rum fra det tilstødende. Den samme grad af afstand mellem mennesker kan med andre ord føre til meget forskellige niveauer af engagement.

For at opnå denne forbindelse (samtidig med at den sociale afstand opretholdes) kan virksomheder udnytte medarbejdernes forskudte tilbagevenden til at fjerne nogle skriveborde og skabe en korridor omkring periferien af deres åbne kontorer, hvilket giver medarbejderne mulighed for let at få adgang til hinanden. Møder og samtaler kan lettes yderligere af kroge og hjørner uden for en sådan korridor, så medarbejderne kan få hurtige en-til-en uden at blokere cirkulationen.

Tilbagevenden til kontoret efter flere måneders fjernarbejde giver virksomhederne en chance for at gøre deres opsætninger mere effektive. De kan inkorporere fordelene ved fjernarbejde, samtidig med at folk kan interagere og udveksle ideer på en sikrere måde, end hvis de blindt gentog deres arbejdsformer før COVID.

Om forfatterne

Daniel Beunza, lektor i ledelse, City, University of London og Derin Kent, postdoktorforsker i ledelse, Aalto Universitet

Denne artikel er genudgivet fra The Conversation under en Creative Commons-licens. Læs oprindelige artikel.

bryde