Billede af Gerhard
"Jeg tror ikke på e-mail. Jeg er en gammeldags pige.
Jeg foretrækker at ringe og lægge på."
— SARAH JESSICA PARKER
1. E-mail er ofte et middel til uformel kommunikation.
Som sådan kan du dramatisk reducere mængden af tid brugt på e-mail med korte, effektive svar som "Tak" og "Forstået" og "Aftalt". Undgå formaliteter, når det er muligt, og øg effektiviteten.
2. Blind carbon copy (bcc) er ofte den passiv-aggressive kujons værktøj.
Før du inkluderer en e-mailadresse i dette felt, skal du altid spørge dig selv, hvorfor du bruger den. Hvis du prøver at såre eller genere nogen eller skjule noget, så slå det af, ryk i ansigtet.
3. Send aldrig en e-mail skrevet for at udtrykke din vrede eller skuffelse over nogen.
Disse følelser formidles bedre over telefonen eller personligt, hvor unødvendig aggression og overdreven vitriol ikke kan skærmes af e-mails passiv-aggressive karakter. Med andre ord, vær ikke en kujon. Hvis du er ked af det, så tag telefonen.
4. Ingen undskyldninger for at overtræde regel #3.
"Jeg sendte den vrede e-mail, fordi jeg udtrykker mig bedre i skriftlig form og var for rasende til at tale" er aldrig en undskyldning for at overtræde regel #3.
5. Hvis du modtager en vred e-mail, så tag telefonen og svar med det samme. Jo hurtigere, jo bedre.
Den bedste måde at håndtere en passiv-aggressiv person på er på en aggressivt direkte måde. Vrede e-mail-afsendere har en tendens til at være mennesker, der ikke håndterer konflikter godt og derfor gemmer sig bag teknologi. At trække det teknologiske gardin tilbage vil være ubehageligt for dem og vil ofte slå dem ud af deres position.
6. In-box nul bør være dit mål, om ikke andet for produktivitets- og effektivitetsformål.
Hvis du efterlader e-mail i din indbakke, tvinger du dig til at se på den, hver gang du åbner din mailapplikation, hvilket tager tid og energi. Det svarer til at gennemsøge den samme voksende bunke post hver dag for at finde et bestemt brev eller en regning. In-box nul vil eliminere den tid, der kræves til at handle på indgående e-mails ved ikke at tilføje dem til en allerede enorm bunke.
7. Brug et mailprogram, der giver dig mulighed for at planlægge et tidspunkt, hvor du vil have en e-mail til at ramme din indbakke.
Gør e-mail til noget, du modtager, når du ønsker at modtage det. Jeg flytter ofte indgående e-mails til et bestemt tidspunkt i løbet af dagen, hvor jeg planlægger at læse og svare, og derved holde min indbakke tom og nyde fordelene ved regel #6.
Hvis jeg modtager en e-mail vedrørende skatter, omlægger jeg den til at ramme min indbakke den 1. april. Hvis mit team i femte klasse modtager en e-mail, der anmoder om handling fra vores side, omplanlægger jeg den til at ramme min indbakke om fireogtyve timer i håb om, at en af mine kollegaer vil håndtere forespørgslen, inden jeg får brug for det.
8. Besvar e-mails, der kræver handling, så hurtigt som muligt, og altid inden for XNUMX timer.
Hvis du undlader at svare på en e-mail - selvom dit svar er "Jeg vender tilbage til dig i morgen" - projicerer billedet af en person, der er overvældet, uorganiseret og ineffektiv.
9. Vælg en emnelinje at tydeligt identificerer e-mail-formålet.
Vælg emnelinjer for dine e-mails, som vil give dine læsere mulighed for at identificere det generelle formål med e-mailen uden egentlig at åbne den, og som vil hjælpe dig med at søge efter den e-mail i fremtiden.
Copyright 2022, Matthew Dicks. Alle rettigheder forbeholdes.
Genoptrykt med tilladelse fra udgiveren, Nyt verdensbibliotek.
Artikel Kilde:
BOG: En dag er i dag
En dag er i dag: 22 enkle, handlingsrettede måder at drive dit kreative liv på
af Matthew Dicks
Er du god til at drømme om, hvad du skal udrette "en dag", men ikke god til at finde tiden og komme i gang? Hvordan vil du egentlig tage den beslutning og gøre det? Svaret er denne bog, som tilbyder gennemprøvede, praktiske og enkle måder at forvandle tilfældige minutter gennem dine dage til lommer af produktivitet og drømme til præstationer.
Ud over at præsentere sine egne vinderstrategier for at komme fra at drømme til at gøre, tilbyder Matthew Dicks indsigt fra en bred vifte af kreative mennesker - forfattere, redaktører, kunstnere, kunstnere og endda tryllekunstnere - om hvordan man kan øge inspiration med motivation. Hvert handlingsvenligt trin er ledsaget af underholdende og inspirerende personlige og professionelle anekdoter og en klar handlingsplan. En dag er i dag vil give dig alle værktøjer til at komme i gang og afslutte den _______________ [udfyld det tomme felt].
For mere info og / eller for at bestille denne bog, Klik her. Fås også som en lydbog og som en fænge-udgave.
Om forfatteren
Matthew Dicks, en bestsellerforfatter, nationalt anerkendt historiefortæller og prisvindende folkeskolelærer, underviser i historiefortælling og kommunikation på universiteter, virksomheders arbejdspladser og samfundsorganisationer. Han har vundet flere Moth GrandSLAM-historiekonkurrencer og har sammen med sin kone skabt organisationen Tal at hjælpe andre med at dele deres historier.
Besøg ham online på MatthewDicks.com.
