For et par år tilbage, kort efter min computers harddisk styrtede ned, var jeg lidt bagud med at udskrive mine checks gennem mit regnskabssystem til betalingscyklussen. For at spare tid besluttede jeg at besvare e-mails, mens jeg ventede på, at hver check skulle gennemgå printeren.

Jeg sparte tid, for mens min næste e-mail blev indlæst (jeg har en langsom internetforbindelse), flyttede jeg opmærksomheden mod det næste trin i regningen med at betale regningen. Når e-mailen er indlæst, vil jeg lade regningen betale og vende min opmærksomhed tilbage til e-mailen. Frem og tilbage. Frem og tilbage. I disse øjeblikke troede jeg, at jeg sparte meget tid. Efter alt gjorde jeg noget produktivt under sideindlæsningen. Når jeg ser tilbage på det, gemte jeg sandsynligvis i alt cirka fem minutter.

Spol frem til den e-mail, jeg modtog en uge senere fra BK&A, da jeg tjekkede min telefon mellem klientaftaler:

Hej Helene,

Jeg gav din check til vores økonomiteam, da jeg kom tilbage fra mødet, og de påpegede mig, at checken ikke var underskrevet.

Vil du have mig til at sende det til dig til underskrift? Vil du have mig til at komme forbi dit kontor? Lad mig vide, hvad der fungerer for dig, så får vi det hele ordnet.

Tak!
Ryan

I det øjeblik, hvor jeg kun var 10 minutter væk fra deres kontor (og ikke ville have dem til at vente på midler længere), kørte jeg derhen. Ti minutter at komme derhen. Et par minutter til at chatte med Ryan. Ti minutter tilbage.

Samlet tidsforbrug: ca. 25 minutter.
Tidligere gemt tid: 5 minutter.
Samlet tabt tid: 20 minutter.

Så meget for at spare tid ved multitasking.

Gemmer Multi-Tasking dagen?

Jeg ville elske at være i stand til at fortælle dig, at multitasking vil redde dagen, men det vil faktisk gøre det modsatte. Der er et par tilfælde, hvor det kan hjælpe (jeg vil give eksempler snart), men det meste af tiden gør multitasking ondt for os. Bare læs forskningen om det.

Et team af forskere fra University of Glasgow, University of Leeds og University of Hertfordshire fandt ud af, at vores effektivitet falder med 69 procent for kvinder og 77 procent for mænd, når vi multitask eller task-switch! Det er mere bevis på, at den multitasking, vi fik at vide at stræbe efter i 1990'erne, bestemt ikke er et af de tidsstyringsværktøjer, vi skal bruge.

Multitasking deler hjernen i to. Hvis der kun er en opgave, bruges hele hjernen. Hvis der er to opgaver, opdeles hjernen i to dele, og hver halvdel arbejder på en opgave. Hvis der er mere end to samtidige opgaver, kan hjernen ikke arbejde. Vi giver os faktisk ADD-lignende symptomer, når vi multitasker!

En undersøgelse ved University of California, Irvine, fandt ud af, at når opgaver bliver fragmenterede, og der skiftes opgave, tager det arbejdere op til 25 minutter at vende tilbage til den oprindelige opgave, hvis de overhovedet vender tilbage. Deltagerne i undersøgelsen rapporterede, at denne måde at arbejde stinker på.

Endnu skræmmende er det faktum, at mange af folkene i de undersøgelser, jeg henviser til, var selvudøvende "ekspert multitaskere." De følte, at de var i stand til at udføre flere opgaver, kunne udføre et godt stykke arbejde og nød ofte adrenalinkicket fra at prøve at gøre så meget på én gang. De indså ikke, hvor dårligt de faktisk udførte, før de blev vist deres single-tasking-resultater i forhold til deres multitasking-resultater.

Bundlinje: Vi synes, vi er gode til at jonglere, men det er vi ikke.

Hvornår fungerer multi-tasking faktisk?

Jeg tror, ​​at mennesker er i stand til at multitaske med lav-funktion hjerne færdigheder. "Lavfunktion" betyder, at tænkning ikke er påkrævet, fordi der anvendes en slags rote-handling (automatiske, ikke-tænkende bevægelser).

eksempler:

Mal dine tånegle, mens du lytter til Dallas Cowboys play-by-play

Makulerer papirer under reklamer, mens du ser fjernsyn

Sladder i telefonen, mens du rører en gryde chili på komfuret

Det er også let at lade en opgave køre i baggrunden, mens du koncentrerer dig om en opgave i front. Dette er teknisk set ikke multitasking, fordi din hjerne ikke arbejder på to ting på én gang. Jeg kalder dette ghost-tasking.

eksempler:

Rengøring af huset, mens der er en tøjvask i vaskemaskinen eller tørretumbleren

Tømning af tallerkener fra opvaskemaskinen, mens havregryn varmes op i mikrobølgeovnen

Arkivering af papirer, mens din pc tager evigt (okay, fem minutter) at starte op

Men som forskningen viser, er vi ude af stand til at multitaske godt, når det kommer til høj-funktion hjerneoperationer. Vi kan ikke udføre to opgaver effektivt på samme tid eller mens vi skifter frem og tilbage. Vi kan udføre begge opgaver på middelmådige niveauer, men ikke på meget gode, fordi vi ikke bruger hele vores hjerne og kun fokuserer på en opgave ad gangen. Og det koster os tid og forårsager stress i det lange løb.

Kan du med succes multitaske aktiviteter med høj hjernefunktion?

Du bør ikke gøre to ting på én gang, der kræver tanke eller koncentration, eller skifte frem og tilbage midt i arbejdet med to opgaver, der kræver, at din hjerne tænker over - uanset hvor uvigtig du tror tankerne kan være.

eksempler:

Kørsel og sms / mailing

Deltagelse i et vigtigt forretningsopkald under kontrol af e-mail

Kontrol af e-mail imellem udfyldelse af forskellige komponenter i betaling af regning eller oprettelse af forslag eller rapporter

Selvom du har kørt i 50 år, er kørsel ikke en rote-funktion. Det kræver, at der træffes beslutninger om delt sekund, især hvis der er en idiot, der kører ved siden af ​​dig. Sms'er - ja, endda LOL IMHO - kræver, at din hjerne læser, hvad nogen kommunikerede med dig, tænker på et svar og videresender til dine fingre, hvad du skal skrive tilbage. Du kan ikke gøre begge dele godt på samme tid. Bare spørg en person, der har været involveret i en bilulykke med en chauffør, der brugte sin smartphone.

Kontrol af e-mail - uanset hvor triviel beskeden måtte være - er en opgave med høj hjernefunktion, fordi du skal læse, behandle oplysningerne og svare. Et vigtigt forretningsopkald kræver tanke og svar. Regningsbetalingsprocessen er en funktion med høj hjernefunktion, fordi du skal betale den korrekte enhed det korrekte beløb, logge af og sørge for, at betalingen bliver leveret til det rigtige sted.

I min tidligere historie forsøgte jeg at skifte opgave mellem disse opgaver med høj hjernefunktion, hvorfor jeg afviklede en fejltagelse ... hvilket kostede mig tid senere.

Sådan opnår du 45 minutter for hver time, du ikke multitasker!

Tænk over dette: hvis du skulle multitaske og / eller skifte opgave i en time, ifølge forskningen, ville din præstation falde med 69 til 77 procent, hvilket betyder at du ville spilde cirka 45 minutter af din tid. Det er her tiden forsvinder! Vi lader os gøre dette!

Hvis du vil sænke din jobpræstation med mere end to tredjedele og miste tid i processen, er den bedste måde at gøre det på at fortsætte med at tillade dig selv at multitask og task-switch. Men det vil du ikke, vel? Du er her for at spare tid og sænke dit stressniveau. Din ghost-tasking kan fortsætte, men multitasking og task switching er nødt til at afslutte. Nu. Og du har fuld kontrol over dette, fordi det er din beslutning.

Her er strategierne bag taktikken.

Opbyg din bevidsthed.

Når du finder dig selv i at skifte til multitask eller task-switch mode, skal du bede dig stoppe. Sig det højt, hvis du har brug for det. "Hold op!" Vælg en opgave at fokusere på i de næste 15 minutter.

Har en plan for din dag.

At vide præcis, hvad du har brug for at udføre den dag, hjælper dig med at holde fokus og forhindre multitasking.

Bestem din opmærksomhed.

Uanset om du har ADD, ADHD eller egern! (det humoristiske mærke - muligvis stammer fra 2009-filmen Up - brugt af mange til at betegne lidelse hos dem, der let distraheres), har vi alle kortere opmærksomhed i dag - især hvis vi arbejder på noget, der ikke er sjovt.

Start timing, hvor længe du er i stand til at arbejde på en enkelt opgave. At have et anslået antal hjælper dig med at etablere dit arbejdsflow. (Min opmærksomhed er kun ni minutter på kedelige opgaver.)

Oplev din bedste hjerne tid.

Vores hjerner har en tendens til at fungere på høje niveauer i nogle dele af dagen og lavere niveauer på andre tidspunkter. Det er i disse lave tider, at vores hjerner har tendens til at gå i multitask-tilstand, fordi de er for trætte til at holde fokus. Undgå at arbejde på dine mest kritiske opgaver i løbet af dine dårlige hjernetider på dagen.

Find et produktivt arbejdsområde.

Nogle gange skifter vi ved et uheld skift, fordi vi bliver distraheret. (Egern!) Når du har et vigtigt projekt at arbejde på, skal du finde et rum uden visuelt (slående kunstværker, bunker af rod, computerskærm) eller auditive distraktioner (tale, musik, beskedindikator på din telefon eller computer).

Ryd dit skrivebord for alle materialer undtagen hvad du har brug for.

Du har muligvis flere projekter forfaldne, men du kan kun arbejde effektivt på et ad gangen. Læg materialerne væk til alle andre projekter, og hold kun synligt på dit skrivebord de materialer, der gælder for det enkelte projekt, som du vil fokusere på i løbet af denne arbejdsperiode.

Brug en timer til at holde dig laserfokuseret.

Du kan vælge et tilfældigt tal som 8 eller 15 minutter. Endnu bedre, hvis du kender din opmærksomhed, skal du indstille timeren til det nummer. Timeren er en visuel påmindelse om, at du skal arbejde på noget. Det er også din fail-safe. Hvis du har vandret væk, tæller timeren dig tilbage, når den går ud.

Placer dit mål i dit arbejdsområde.

Ud over eller i stedet for en timer skal du overveje at sende dit opgavemål, så hver gang du ser op for at tillade din hjerne at vandre, minder dit indsendte mål dig om, hvad du skal arbejde på.

Tag pauser.

Alles hjerne træt i en anden hastighed. Når du føler din hjernekraft begynder at gå ned ad bakke (mindre energi, sværere at koncentrere), bliver din hjerne mere modtagelig for at tage ikke så store beslutninger om din tid. Så giv din hjerne en pause en gang hver time eller to. Gå en kort gåtur, tag dyb vejrtrækning, gå og have det sjovt. Men indstil din timer, når det er tid til at vende tilbage!

Fejr fokuseret tid.

Overvej, hvor kraftig din hjerne var, mens du koncentrerede dig. Fejr ved at smile, smide dine hænder i luften, som om du bare ikke er ligeglad, eller endda lave en lille glad dans. Dette vil skabe endorfiner. Kroppen tørster efter endorfiner. Når hjernen forbinder dit fokus med fest og endorfiner, vil det kræve mere fokus. Bliv afhængig af at fokusere!

NÆSTE SKRIDT

En opgave ad gangen, selvom dette fokus kun er i 15 minutter. Femten minutters laserfokus er langt bedre end en times multitasking og opgaveomskiftning, hvor vi mister cirka 45 minutter.

Hej! Du kan laserfokusere i 15 minutter, derefter banke af eller træne eller tage en lur for de andre 45 i stedet! Det er den samme tid, men du kan få så meget mere gjort, når du træffer beslutningen om en enkelt opgave.

© 2016 af Helene Segura. Brugt med tilladelse fra
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Artikel Kilde

Ineffektivitetsmorderen: Tidsstyring til tidsstyring for at arbejde smartere, ikke længere
af Helene Segura.

Klik her for mere info og / eller for at bestille denne bog.

Om forfatteren

Helene Segura, MAEd, CPO, har talt med tusinder af go-getters og har lært dem at håndtere stress ved at genvinde kontrollen over deres kaotiske arbejde og personlige liv. Hun har coachet hundreder af klienter til at forbedre deres personlige produktivitet og ydeevne ved at anvende teknikker til neurovidenskab og adfærdsmodifikation for at udslette destruktive, tidsspildende vaner. Helene er blevet vist som organisatorisk ekspert i mere end 100 medieoptrædener. Besøg hendes hjemmeside på www.HeleneSegura.com